¿Por qué prepararse en el trabajo?

La mejor protección para los empleados y negocios es estar preparados. Cada dólar invertido en la preparación ahorra siete dólares gastados en la recuperación de un negocio. Muchos negocios no preparados nunca vuelven a abrir después de una catástrofe importante. ¡Prepárese para continuar operando su negocio!

Listas de comprobación

Use las siguientes listas de comprobación para prepararse.

Documentos importantes de un negocio

COPIA DE RESGUARDO DE DOCUMENTOS IMPORTANTES Y COMUNICACIÓN DE EMERGENCIA

La mejor protección para los empleados y negocios es estar preparados. Cada dólar invertido en la preparación ahorra siete dólares gastados en la recuperación posterior de un negocio. Muchos negocios no preparados nunca vuelven a abrir después de una catástrofe importante. ¡Prepárese para continuar operando su negocio!

Lista de comprobación para una comunicación de emergencia crítica
  • Designe a los miembros del personal local que comunicarán periódicamente a los empleados una preparación y una estrategia para emergencias.
  • Designe un número de contacto fuera del estado que todos los empleados puedan llamar para obtener información o dejar un mensaje “Estoy bien” después de una emergencia.
  • Arme una tarjeta de contacto de emergencia y distribúyala a todos los empleados para que la lleven consigo en todo momento. Se debe diseñar la tarjeta de modo tal que se inserte detrás de la credencial de un empleado.
  • Si su compañía tiene un sitio web, cree una página para un blog de emergencia que tenga información actualizada sobre el estado del bienestar de los empleados, preguntas y respuestas y decisiones comerciales de emergencia.
  • Designe una cadena de comando de cuatro o cinco personas que puedan tomar decisiones en una emergencia. Si la primera persona en la cadena de comando no puede comunicarse o tomar decisiones en una emergencia, entonces la siguiente persona en la cadena asumirá esa responsabilidad.
Lista de comprobación para el resguardo de documentos esenciales

El preservar documentos importantes es fundamental para la rápida restauración de un negocio. Instale un software de seguridad y firewalls para proteger su información digital contra piratas informáticos y virus. Use un servicio de almacenamiento o una oficina fuera del estado para guardar copias de resguardo de documentos, tales como:

  • Bases de datos o libros financieros y de nómina
  • Información sobre seguros
  • Contratos, informes y ofertas
  • Bases de datos de  clientes y proveedores
  • Fórmulas y secretos comerciales
  • Base de datos de empleados y legajos de personal
  • Planos y dibujos arquitectónicos y de ingeniería
  • Listas de productos y servicios con especificaciones
  • Todos los sistemas y datos informáticos
Más recursos

De Ready.gov.: Ready Business
De la Agencia para Pequeños Negocios de los Estados Unidos: Atención a Desastres
De FEMA: Programa Nacional de Seguro contra Inundaciones

Plan para negocios

PLAN DE EMERGENCIA PARA NEGOCIOS

Su plan de atención a desastres en el trabajo es el plan de acción para la seguridad de los empleados y un negocio.

Lista de comprobación para un plan de emergencia para negocios
  • Organice una cadena de comando de personas que tomarán decisiones en una crisis e imprima las responsabilidades específicas.
  • Haga una copia de resguardo y proteja todos los documentos importantes y activos digitales.
  • Analice y haga una lista de peligros e impactos que los distintos desastres podrían tener en su negocio.
  • Formule un plan de comunicaciones vitales y distribuya una tarjeta telefónica para contactos de emergencia.
  • Ponga una copia de su plan de emergencia a disposición de todos los empleados.
  • Organice un equipo de control de crisis y planificación de emergencias que mantendrá el plan actualizado y a los empleados informados y entrenados.
  • Formule una estrategia de refugio en el lugar, en el caso de que deba refugiarse en su oficina. Designe las provisiones de emergencia para el refugio que el negocio brindará, por ejemplo, agua y alimentos, y aquellas sugeridas que los empleados deben mantener en bolsos individuales, como por ejemplo, linternas, guantes, barras de energía proteica, documentos personales importantes, artículos de tocador y medicamentos recetados.
  • Haga una lista de recursos y negocios vecinos que participarán en su plan de emergencia.
  • Haga un plan de evacuación detallado, en colaboración con los negocios y propietarios de edificios vecinos, para evitar una confusión o atascamiento.
  • Programe simulacros regulares de evacuación e incendio cada seis meses para todos los empleados.
  • Haga una lista priorizada de operaciones, personal y procedimientos fundamentales para cada acción de recuperación primaria.
  • Haga una lista de proveedores y contratistas dentro y fuera de su área local que sean fundamentales para la recuperación de su negocio.
  • Repase su plan de emergencia y actualícelo todos los años.
  • Asegúrese de que la gerencia participe por completo y sirva de ejemplo para la cooperación y participación de los empleados.
Más recursos

Planificador para pequeños negocios
Institute for Business & Home Safety (Instituto para la Seguridad de Negocios y Residencias)
Ready Business

Lista de comprobación de provisiones para negocios

ORGANICE ESTRATÉGICAMENTE LAS PROVISIONES PARA SU NEGOCIO

Su experiencia después de una crisis puede variar entre inconveniente y desastrosa. El prepararse con las provisiones apropiadas puede hacer una gran diferencia.

Lista de comprobación del kit de provisiones
Agua en la oficina

Guarde una reserva de agua de una semana; el agua es mucho más fundamental para la supervivencia que  cualquier otra reserva. Reemplace  el agua cada seis meses a un año.

  • Guarde un galón (cuatro litros) de agua por persona para beber y limpiar (y extra para los servicios sanitarios).
  • Guarde herméticamente el agua en recipientes de plástico limpios, por ejemplo, botellas de gaseosas; evite los recipientes de vidrio o jarras de agua de un galón (cuatro litros), que es probable que se rompan.
Alimentos en la oficina

Guarde una reserva de una semana de alimentos no perecederos que no necesiten refrigeración, cocción o agua. Reemplace de acuerdo con las fechas en los envases.

  • Barritas de energía u otros alimentos envasados para emergencia
  • Productos básicos, como azúcar, miel, té y café.
Artículos de oficina

Estos son artículos esenciales que tienen que estar listos para el uso después de una emergencia. Coloque el contenido en un bote de basura plástico grande con ruedas, u otro recipiente que pueda mover fácilmente.

  • Una radio manual o alimentada por energía solar o baterías y una radio de pronóstico del tiempo NOAA, con alerta de tono, y baterías extra para ambas
  • Faroles con baterías y linternas y baterías extra
  • Botiquín de primeros auxilios y guía de instrucciones
  • Toallitas húmedas, bolsas de basura resistentes, amarres que se puedan retorcer (twist ties) y cubeta de plástico para un excusado de emergencia
  • Bote de basura vacío para guardar desperdicios
  • Cobijas o bolsas de dormir abrigadas extra para cada persona en caso de temperaturas frías
  • Guantes resistentes para limpiar vidrios rotos o escombros
  • Tijeras, cinta adhesiva y bolsas y láminas de plástico para cubrir ventanas rotas o armar un refugio
  • Cuerdas elásticas (bungee cords), una navaja multiusos, palancas y otras herramientas para reparar daños o armar un refugio
  • Una llave inglesa o pinzas para desconectar el gas, el agua y la electricidad
Bolsos (o mochilas) de empleados

Estas son provisiones que los empleados pueden usar en el trabajo, o llevar consigo en el caso de una evacuación. Prepare bolsos extra para guardar en su auto y en el hogar.

  • Mapas de calles locales e información sobre refugios 
  • Copias de documentos de identidad e importantes en una bolsa o billetera impermeable (pasaportes, lista de contactos de emergencia, información bancaria/de seguros y fotos familiares para una identificación)
  • Una reserva de un mes de medicamentos recetados, con una receta hecha antes de la fecha de vencimiento
  • Lista de alergias/medicinas/dosis para toda la familia
  • Dinero en efectivo y sencillo de emergencia
  • Linterna de bolsillo y baterías
  • Navaja multiusos, cinta adhesiva, marcadores, anotador
  • Silbato para solicitar ayuda
  • Máscaras antipolvo para filtrar el aire contaminado
  • Zapatos resistentes, tapado abrigado, poncho pequeño para lluvia y un sombrero con visera para mantenerse abrigado y protegerse contra el sol o la lluvia
  • Cepillo de dientes, recipiente pequeño con protector solar, tampones, bálsamo para labios y mentas
Más recursos

De Ready.gov.: Provisiones de emergencia
De FEMA: Kit de provisiones de emergencia para negocios

Empleados

PROTEJA A SUS EMPLEADOS EN UNA EMERGENCIA

Los empleados son el recurso más valioso que un negocio posee, especialmente en una crisis. Haga participar a su personal en la planificación e información de emergencias. Manténgase al corriente de las necesidades y sugerencias relacionadas  con la seguridad de sus empleados. ¡Practique!

Lista de comprobación para empleadores y empleados
  • Haga participar a su personal en la planificación e información de emergencias mediante boletines informativos y reuniones de personal.
  • Aliente a que todos los empleados se preparen y guarden un bolso personal en el trabajo.
  • Aliente a que el personal se entrene para emergencias, o imparta dicha  capacitación.
  • Practique su plan y simulacros de evacuación cada seis meses. Organice un sistema de líderes entrenados para la evacuación, en áreas o niveles designados de su oficina. Cada líder acompañará a un grupo evacuado fuera del edificio hacia un lugar designado y contará a los empleados en cada área designada.
  • Informe a sus empleados sobre las  comunicaciones en una emergencia y las decisiones con los compañeros de trabajo, gerentes, proveedores y clientes.
  • Dé tiempo extra a los empleados para que se ocupen de sus familias y las necesidades personales. La inquietud sobre el bienestar de las familias y las dificultades personales pueden angustiar a los trabajadores después de un desastre.
  • Tranquilice a los empleados y haga recesos durante los cuales los compañeros de trabajo puedan hablar abiertamente sobre sus temores y esperanzas.
  • Restablezca la rutina cuando sea posible. La rutina en el lugar de trabajo facilita la recuperación al dar una oportunidad de mantenerse activo y restaurar el contacto social.
  • Ofrezca el servicio de consejeros profesionales para ayudar a que los compañeros de trabajo expresen sus temores y su ansiedad.
  • Una vez que se haya satisfecho la necesidad de escuchar las instrucciones de emergencia, limite la televisión, la radio y otras fuentes de estrés externas.
  • Asegúrese de que usted y otros líderes se ocupen de su propio bienestar. Su salud y recuperación personal son fundamentales para sus empleados.
  • Aliente a que todos los empleados tengan un bolso para llevar personal.
Lista de comprobación para empleados con necesidades especiales
  • Planifique dos rutas de evacuación porque los pasillos o las escaleras pueden estar bloqueados en un desastre.
  • Hable sobre los arreglos para la evacuación y las necesidades médicas con su gerente.
  • Cree una red de proveedores de cuidados, compañeros de trabajo y gerentes para que lo ayuden en una emergencia.
  • Hable de sus necesidades y asegúrese de que todos sepan cómo operar el equipo necesario.
  • Si tiene una discapacidad motriz y vive o trabaja en un edificio alto, mantenga una silla para el escape.
  • Tenga a mano artículos especializados, entre ellos baterías extra para la silla de ruedas, oxígeno, catéteres, medicamentos, recetas, alimentos para animales de servicio y otros que pudiera necesitar.
  • Guarde una reserva de una semana de medicamentos recetados en el trabajo o en un bolso de mano.
  • Guarde una lista del tipo y los números de modelo de los aparatos médicos que necesita.
  • Use chapitas o brazaletes de alerta médica para identificar su discapacidad.
  • Conozca el lugar y la disponibilidad de más de una clínica si depende de una máquina de diálisis u otro equipo o tratamiento para preservar la vida.
Más recursos

De Ready.gov.: Hable con su gente
De FEMA: Personas con necesidades especiales

Viaje a su trabajo de modo seguro

SEGURIDAD EN EL TRANSPORTE Y PREPARACIÓN

Las emergencias y los desastres pueden ocurrir mientras usted viaja en auto, en camión, en motocicleta, en bicicleta o en un transporte público. Protéjase manteniéndose informado y preparado y usando el sentido común si hay una emergencia durante su viaje.

Listas de comprobación para autos y camiones
  • Lleve una tarjeta de contacto con números telefónicos y su licencia de conducir consigo todo el tiempo.
  • En el caso de un terremoto, pare el auto y permanezca adentro hasta que el temblor haya pasado. Evite parar cerca o debajo de edificios, cruces elevados y cables de servicios públicos. Cuando haya pasado el temblor, proceda con cautela y evite puentes y otras estructuras elevadas que pudieran haber sufrido daños.
  • En el caso de una inundación importante, nunca trate de conducir a través del agua inundada en una calle. Salga del auto y camine por el agua hasta un terreno más alto solamente si el agua no está fluyendo rápidamente, y solamente en agua que le llegue hasta las rodillas.
  • En el caso de una tormenta o ventisca, si su auto se inmoviliza, permanezca en el vehículo y espere que lo rescaten. No trate de salir del auto, a menos que pueda ver un refugio seguro definido a una distancia razonable. Deje la luz del techo encendida durante la noche como una señal para el equipo de rescate y haga ejercicios de vez en cuando golpeando las manos o moviéndose.
  • Guarde un kit de emergencia en el auto que contenga cobijas, cables y herramientas elevadores, agua embotellada, frutas secas y nueces, un botiquín de primeros auxilios, una linterna y baterías, tapetes o cadenas de tracción, una pala y un bolso personal para cada pasajero.
Listas de comprobación para bicicletas
Listas de comprobación para el transporte público
  • Lleve una tarjeta de contacto con números telefónicos y su licencia de conducir consigo todo el tiempo.
  • Mantenga un bolso básico consigo cuando viaje.
  • En BART o Caltrain: si el tren para, siga las instrucciones del operador con rapidez y calma. En una emergencia grave, cuando deba evacuar el tren sin la asistencia del operador, siga los procedimientos de emergencia en los carteles.
  • En la plataforma de una estación: conozca todas las salidas en las estaciones que pueda usar en el caso que tenga que tomar una distinta. Escuche todos los anuncios y siga rápida y calmadamente las instrucciones.
  • En un autobús: siga las instrucciones del operador. Los procedimientos de salida en una emergencia están colgados en las ventanas, las escotillas de escape en el techo y en las puertas.
Más recursos

De FEMA: Sobreviva en un viaje cuando se produce un desastre
De la Cruz Roja: Seguridad de los pasajeros
De 511.org: Viajar en bicicleta
De la Asociación de Gobiernos del Área de la Bahía: Lista de comprobación para negocios

Activos (recursos) físicos

SEGURIDAD Y PREPARACIÓN EN LA OFICINA

Proteja su oficina y otros activos físicos, por ejemplo, el inventario y los equipos, al estar preparado.

Listas de comprobación de activos
  • Identifique y cumpla con todos los códigos federales, estatales y locales y otras regulaciones de seguridad que correspondan a su negocio.
  • Analice el impacto de cualesquier materiales peligrosos almacenados y asegúrese de que exista un área de contención secundaria para impedir derrames o pérdidas.
  • Asegúrese de que la cobertura de su seguro sea adecuada y que esté actualizada.
  • Asegúrese de que la lista del inventario esté actualizada e incluya las compras recientes.
  • Cuelgue mapas de evacuación e insista que las salidas de emergencia permanezcan libres de obstáculos en todo momento.
  • Instale extintores de incendios y detectores de humo e inspecciónelos periódicamente, según las instrucciones del fabricante.
  • Prepárese para una interrupción de los servicios públicos, por ejemplo, apagones. Averigüe si un generador de emergencia es apropiado para su edificio.
  • Asegúrese de que todos los equipos estén asegurados y protegidos.
  • Evalúe periódicamente el sistema de aire o calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC, en inglés) para detectar la calidad del aire interior.
  • Proteja sus datos digitales con un almacenamiento fuera del lugar, firewalls y software de seguridad.
Más recursos

De Ready.gov.: Proteja su inversión
De FEMA: Proteja su propiedad

Recuperación del negocio

RECUPERACIÓN Y PLANIFICACIÓN CONTINUA
Listas de comprobación de una recuperación a corto plazo:
  • Evalúe las necesidades médicas constantes, la seguridad y el bienestar del personal.
  • Brinde información de emergencia y la cadena de comando.
  • Concéntrese en el restablecimiento de los servicios públicos esenciales y los sistemas de preservación de la vida (por ejemplo, electricidad, agua, servicios sanitarios y comunicaciones).
  • Evalúe y documente los daños.
  • Arregle el retiro de los escombros.
  • Evalúe los impactos de la evacuación si correspondiera.
  • Evalúe las infraestructuras de transporte.
  • Reinicie los procesos de negocios fundamentales.
Listas de comprobación de una recuperación a largo plazo:
  • Determine las necesidades del personal y los planes para regresar a trabajar.
  • Repase los préstamos contra desastres.
  • Determine planes nuevos o alternativos para el sitio.
  • Planifique aumentar los procesos comerciales de una productividad crítica a regular.
Más recursos

De Ready.gov.: Planificación de la continuidad de las operaciones
De FEMA: Lista de comprobación estándar para la recuperación de los negocios
De SBA.gov: Préstamos para la recuperación de desastres